व्हाट्सऐप बिजनेस के लिए एक स्वचालित संदेश में यह बताना चाहिए कि कौन सेवा दे रहा है, उस समय क्या हो सकता है और ग्राहक के लिए अगला कदम क्या होगा। जब टीम उस उत्तर को पूरा नहीं कर सकती जो संदेश वादा करता है, या जब यह पहले से भेजी गई जानकारी मांगी जाती है, तो सौम्य संदेश अपनी उपयोगिता खो देता है।
नीचे दिए 12 टेम्पलेट व्यावसायिक वार्तालापों के आगमन और निरंतरता को व्यवस्थित करने में मदद करते हैं। प्रत्येक उदाहरण के साथ उपयोग की एक शर्त है: कुछ सरल स्वचालित उत्तर के लिए हैं; अन्य मानव पुष्टि या सिस्टम में विश्वसनीय घटना पर निर्भर करते हैं। उपयोग से पहले वर्गकोष्ठक वाले फ़ील्ड बदलें।
आपकी सर्विस के अनुरूप करने के लिए 12 संदेश टेम्पलेट
1. पहली संपर्क पर अभिवादन
हैलो! आप [empresa] से बात कर रहे हैं। आज हम किस प्रकार मदद कर सकते हैं? कृपया संक्षेप में बताएं कि आपको क्या चाहिए।
जब अभी तक कोई स्पष्ट अनुरोध न हो तो बातचीत की शुरुआत में इसका उपयोग करें। अगर ग्राहक ने पहले ही समस्या समझा दी है, तो प्रश्न दोहराने के बजाय उस जानकारी से आगे बढ़ें।
2. AI सहायक के साथ स्वागत
हैलो! मैं [empresa] का AI सहायक हूँ। मैं [assuntos disponíveis] में मदद कर सकता हूँ। अगर आपको टीम चाहिए तो कहें कि आप किसी इंसान से बात करना चाहते हैं।
केवल वही विषय सूचीबद्ध करें जिन्हें सहायक कॉन्फ़िगर की गई स्रोतों और संसाधनों के साथ संभाल सकता है। मानव सहायता का विकल्प वास्तविक रास्ते की ओर ले जाना चाहिए, उपलब्धता बताई हुई होनी चाहिए।
3. कार्य समय से बाहर अनुपस्थिति
हैलो! [empresa] का सेवा समय [dias], [horário inicial] से [horário final] तक है, [cidade] के समयानुसार। हम इस समय उपलब्ध नहीं हैं। आप अपनी शंका छोड़ सकते हैं ताकि टीम सेवाएं फिर से खुलने पर देख सके।
जब टीम उपलब्ध न हो तब उपयोग करें। पुन: खुलने का समय तात्कालिक उत्तर का वादा नहीं है: यह कहना न избег करें कि सभी का जवाब काम के शुरू होते ही दे दिया जाएगा।
4. अवकाश या निर्धारित विराम
हैलो! [empresa] की टीम [data ou período] के दौरान सेवा बंद रहेगी। हम [data e horário] को सेवाएँ फिर से शुरू कर देंगे। आपकी संदेश वापसी पर समीक्षा के लिए उपलब्ध रहेगी।
परिभाषित करें कि यह संदेश कब भेजना बंद कर देना चाहिए। एक समाप्त अवकाश सूचना कंपनी के संचालन पर संदेह पैदा कर सकती है।
5. टीम के बाहर होने पर स्वचालित सेवा
[empresa] की टीम कार्य समय के बाहर है, पर मैं अभी [assuntos disponíveis] में मदद कर सकता/सकती हूँ। मानवीय जांच के लिए समर्थन [dia e horário] को वापस आएगा। आपकी शंका क्या है?
यह टेम्पलेट मानता है कि सहायक सक्रिय है और बताए गए विषयों पर जवाब दे सकता है। केवल एक स्थिर अनुपस्थिति संदेश होने पर इसे न उपयोग करें।
6. विषय की पहचान
[empresa] में आपकी सेवा को निर्देशित करने के लिए, क्या आपको खरीद में मदद चाहिए, किसी मौजूदा ऑर्डर में या समर्थन में? यदि चाहें तो स्थिति का वर्णन करें।
यह प्रश्न तब पूछें जब संपर्क का कारण अभी भी अनिश्चित हो। विकल्प उन क्षेत्रों से मेल खाने चाहिए जिन्हें कंपनी वाकई में संभालती है।
7. कोटेशन के लिए न्यूनतम जानकारी
अपने कोटेशन का मार्गदर्शन करने के लिए, आप किस [produto ou serviço] की तलाश कर रहे हैं और क्या [quantidade ou necessidade principal] है?
व्यवसाय के अनुरूप प्रश्न अनुकूलित करें और बातचीत में पहले से मौजूद डेटा का उपयोग करें। यह पाठ संदर्भ एकत्र करता है; यह कीमत, समयसीमा या उपलब्धता की पुष्टि नहीं करता।
8. ऑर्डर की पहचान
[empresa] में आपकी खरीद से जुड़ी सेवा को खोजने के लिए क्या आप हमें ऑर्डर नंबर बता सकते हैं? पासवर्ड या पूर्ण कार्ड डेटा न भेजें।
केवल तभी उपयोग करें जब यह पहचानकर्ता टीम या इंटीग्रेशन को ऑर्डर खोजने में मदद करे। खरीद की जानकारी प्रकट करने से पहले कंपनी द्वारा परिभाषित पहचान सत्यापन लागू करें। संदेश का मतलब यह नहीं है कि जांच पहले ही पूरी हो चुकी है।
9. टीम के लिए पुष्ट स्थानांतरण
मैंने आपकी अनुरोध टीम [empresa] को इस बातचीत के संदर्भ के साथ भेज दी है। विषय है [resumo]। क्या कुछ है जिसे आप सुधारना या जोड़ना चाहेंगे?
केवल तभी भेजें जब फॉरवर्ड और संदर्भ की उपलब्धता जिम्मेदार द्वारा पुष्टि की गई हो। यदि ट्रांसफर के लिए किसी अन्य चैनल को खोलना आवश्यक है, तो यह बताएँ कि असली रास्ता क्या है, यह न कहें कि वह पहले ही हो चुका है।
10. चल रही समीक्षा का अपडेट
नमस्ते, [nome]. [assunto] के बारे में, टीम अभी भी [pendência confirmada] की जाँच कर रही है। अगला अपडेट [data e horário] को निर्धारित है। यदि आपके केस में कोई बदलाव हो, तो आप हमें यहीं बता सकते हैं।
केवल पुष्टि किए गए स्टेटस और जिम्मेदार द्वारा स्वीकार किए गए अपडेट की प्रतिबद्धता के साथ ही उपयोग करें। यह सुनिश्चित किए बिना इस टेक्स्ट की पुनरावृत्तियाँ शेड्यूल न करें कि मुद्दा अभी भी खुला है।
11. स्वचालित पूछताछ विफल हुई
मैं अब [informação] की जाँच नहीं कर सका/सकी। गलत जानकारी देने से बचने के लिए, मुझे यह वेरिफिकेशन टीम को फॉरवर्ड करना होगा। मानवीय सहायता [horário ou canal] पर उपलब्ध है।
मॉडल को पहचाने गए फेलियर से जोड़ें और एक काम कर जाने वाला विकल्प दें। कृपया पूछताछ को किसी अनुमानित समय-सीमा या अनुमानित स्टेटस से बदलें नहीं।
12. बंद करने से पहले पुष्टि
[assunto] के संबंध में, क्या भेजी गई गाइडलाइन ने आपका सवाल हल कर दिया या अभी कोई बिंदु बाकी है? यदि आवश्यकता हो, तो हम यहीं जारी रख सकते हैं।
एक प्रासंगिक उत्तर के बाद उपयोग करें, मौन को समाधान समझने में न मिलाएँ। अनुभव पर रेटिंग माँगने के लिए, गाइड सेवा मूल्यांकन संदेश विशिष्ट फीडबैक टेम्पलेट्स को एकत्र करता है।
स्वचालित संदेश, त्वरित उत्तर और IA के बीच कैसे चुनें
टेक्स्ट समान हो सकता है, पर भेजने का तंत्र ऑपरेशन बदल देता है। WhatsApp Business ऐप की त्वरित प्रतिक्रिया अक्सर एक शॉर्टकट के रूप में काम करती है: एजेंट चुनता है, समीक्षा करता है और भेज देता है। यह अनुरोध की व्याख्या नहीं करती और अकेले यह तय नहीं करती कि कब उत्तर देना है।
ऐप की अनुपस्थिति संदेश सेट किए गए शेड्यूल और लक्षित रिसीवर्स के अनुसार स्वचालित रूप से उत्तर दे सकती है। एक इंटीग्रेटेड ऑटोमेशन घटनाओं पर निर्भर कर सकती है, जैसे कि पुष्टि किया गया ट्रांसफर या पूछताछ विफलता। हर इवेंट को उस टूल में उपलब्ध और टेस्ट किया जाना चाहिए जिसे आप उपयोग कर रहे हैं।
एक IA असिस्टेंट प्रश्नों की व्याख्या करता है और उपलब्ध निर्देशों, स्रोतों और संसाधनों से उत्तर तैयार करता है। इसके लिए गुम सूचना पर सीमाएँ और मानव फॉरवर्डिंग जरूरी होती है। WhatsApp Business के लिए ऑटोमेशन ऑपरेशन की कॉन्फ़िगरेशन के अनुसार इन चरणों को जोड़ने में मदद करता है।
ऐप में अनुपस्थिति संदेश कैसे सेट करें
- WhatsApp Business ऐप के टूल में, अनुपस्थिति संदेश विकल्प खोलें और भेजना सक्रिय करें।
- पाठ को कंपनी के वास्तविक समय के साथ और अगले संपर्क के निर्देश के साथ संपादित करें।
- शेड्यूल चुनें: लगातार भेजना, कस्टम अवधि या ऑफिस घंटों के बाहर। आखिरी विकल्प के लिए, कंपनी प्रोफ़ाइल में कार्य समय कॉन्फ़िगर करें।
- प्राप्तकर्ताओं को परिभाषित करें और सुनिश्चित करें कि डिवाइस इंटरनेट से जुड़ा है।
- नियम में शामिल किसी संपर्क के साथ, चुनी गई अवधि के अंदर और बाहर टेस्ट करें।
ये नियंत्रक ऐप के अंतर्गत आते हैं। यदि समर्थन API के माध्यम से एक इंटीग्रेटेड प्लेटफ़ॉर्म का उपयोग करता है, तो सेटिंग उस प्लेटफ़ॉर्म की क्षमताओं पर निर्भर करेगी; टेक्स्ट की कॉपी करने से ट्रिगर नहीं बनता।
जब किसी टेक्स्ट को एक अनुमोदित टेम्पलेट में बदलने की जरूरत हो
WhatsApp Business Platform में, गैर-टेम्पलेट उत्तर उपयोगकर्ता के अंतिम संदेश के बाद 24 घंटे के भीतर अनुमति हैं। बाहरी इस विंडो के, भेजने के लिए एक प्रमाणित मॉडल की आवश्यकता होती है। इस लेख के उदाहरण राइटिंग सुझाव हैं, Meta द्वारा स्वीकृत टेम्पलेट नहीं हैं।
कंपनी द्वारा आरंभ किए गए संपर्कों के लिए, प्राप्तकर्ता की अनुमति और संचार का उद्देश्य देखें। रुकने के अनुरोधों का सम्मान करें। सर्विस के बारे में कोई टेक्स्ट अनपेक्षित ऑफ़र भेजने का बहाना नहीं होना चाहिए। ऑटोमेशन में, मानव सहायता के लिए स्पष्ट एस्केलेशन पाथ रखें।
दोहराए गए उत्तर और गलत वादों से कैसे बचें
मॉडल को स्वचालित करने से पहले चार बिंदु दस्तावेज़ करें: भेजने को अधिकृत करने वाला ईवेंट, आवश्यक डेटा, अगला चरण किसका उत्तरदायित्व है, और क्या संदेश को रोकता है। यदि इनमें से कोई भी अनिर्धारित है, तो प्रक्रिया समायोजित होने तक मानव समीक्षा रखें।
उदाहरण के लिए, स्थानांतरण संदेश केवल तभी भेजना चाहिए जब फारवर्डिंग की पुष्टि हो। यदि ग्राहक विषय को ठीक करे, तो संदर्भ को परिवर्तन के साथ बनाये रखना चाहिए। जब किसी व्यक्ति ने संभाला हो, तो ऑटोमेशन को कॉन्फ़िगर की गई विराम शर्त का सम्मान करना चाहिए। गाइड पर हाइब्रिड AI और मानव टीम इस जिम्मेदारियों के विभाजन को गहरा करता है।
कम से कम इन स्थितियों का परीक्षण करें: ग्राहक जिसने पहले ही ऑर्डर दे दिया है, कार्य समय के बाहर संपर्क, किसी व्यक्ति के लिए अनुरोध, जानकारी अनुपलब्ध और बातचीत जिसे पहले ही एक एजेंट ने संभाल लिया है। देखें क्या प्रतिक्रिया वास्तविक स्थिति से मेल खाती है और क्या ग्राहक बिना पूरी कहानी दोहराए आगे बढ़ सकता है।
संदेशों को उपयोग में लाने के बाद क्या ट्रैक करें
दोहराए जाने वाले प्रश्न, बिना उत्तरदायी के अग्रेषण और गलत समयांक की पहचान के लिए चर्चाओं की समीक्षा करें। उन मामलों की भी गिनती करें जहां स्वचालित उत्तर ने अगला कदम बताया, पर वह कदम नहीं हुआ। जल्दी उत्तर देना यह नहीं दर्शाता कि अनुरोध हल हो गया है।
एक सहायता संचालन WhatsApp Business पर को संदेश को इतिहास और केस की निरंतरता से जोड़ने की आवश्यकता है। Whatsplaid पर, AI की उपलब्धता, मानव हस्तक्षेप और अन्य सुविधाएँ प्लान और कॉन्फ़िगरेशन पर निर्भर करती हैं। इस गाइड के मॉडल पूर्व-स्थापित ट्रिगर्स या एकीकरण मानते नहीं हैं।
संदर्भ स्रोत
आधिकारिक दस्तावेज़ 13 सितंबर 2026 को परामर्श किए गए:
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